Jednym z podstawowych wymogów stawianych przez Unię Europejską podmiotom korzystającym ze środków pomocowych jest obowiązek księgowego wyodrębnienia zdarzeń gospodarczych związanych z otrzymaniem dotacji oraz z wydatkowaniem pochodzących z niej środków. Odrębna dokonana w prawidłowy sposób ewidencja ma być gwarancją rzetelnego i terminowego rozliczenia wydatków kwalifikowanych. W przypadku kontroli nawet najdrobniejsze nieprawidłowości są często przyczyną konieczności zwrotu całości lub części dotacji.

Rozliczasz projekty unijne? Starasz się o dotacje? Dowiedz się, jak dobrze udokumentować i zaplanować wydatki, na co zwrócić uwagę, by nie popełnić kosztownego błędu. Kwalifikowalność wydatków dokonywanych w ramach realizacji projektów współfinansowanych ze środków funduszy Unii Europejskiej jest tematem nastręczającym wielu problemów podmiotom korzystającym z dotacji. Właściwe ujęcie w budżecie kosztów projektu oraz zgodność projektu z dokumentami programowymi są najważniejszą przesłanką do pozytywnej oceny wniosku aplikacyjnego o dotację. W trakcie realizacji projektu prawidłowość ponoszenia kosztów jest podstawowym warunkiem zatwierdzenia wniosków o płatność. Jeszcze przed przystąpieniem do pracy nad dokumentacją aplikacyjną konieczne jest zatem dokładne zapoznanie się z ogólnymi zasadami rządzącymi kosztami kwalifikowanymi w ramach funduszy pomocowych Unii Europejskiej oraz ze szczegółowymi wytycznymi w ramach konkretnych programów operacyjnych realizowanych przez Polskę.

Poprawność wszelkiego rodzaju dokumentacji (nie tylko stricte księgowej) związanej z rozliczeniem środków uzyskanych z dotacji unijnych jest przedmiotem drobiazgowej kontroli przeprowadzanej przez jednostki udzielające dotacji.